NewsLider Setembro 2014 - Nr.24

03/09/2014 - Levantamento mostra que 95% das empresas erram no Sped

01/09/2014 - Instrumentos de gestão empresarial

03/09/2014 - Supersimples dispensa CND para baixar empresa, mas aumenta responsabilidade de sócios

03/09/2014 - MP 651 deverá ampliar a desoneração em folha

04/09/2014 - Nova regra para ressarcimento de créditos da Receita Federal

08/09/2014 - Whatsapp vira ferramenta importante para empresas

11/09/2014 - Será o fim da guerra fiscal?

11/09/2014 - Confira os pontos indispensáveis para quem quer prosperar no negócio

11/09/2014 - Terceirização é fundamental para a modernização trabalhista

Diante da complexidade do sistema tributário brasileiro, estima-se que quase todas as empresas brasileiras enviam documentos eletrônicos com erros ao Fisco. Nas contas da SLM Advogados, seriam 95% das empresas. E as inconsistências não são poucas. Numa única declaração, o escritório chegou a encontrar 5.724 problemas. No caso, a multa estimada foi de R$ 20 milhões.
Mas as multas podem ser salgadas para empresa mesmo com um número bem menor de erros. Em outro diagnóstico, a SLM identificou 15 inconsistências, mas estimou a multa em R$ 6 milhões. Num terceiro caso, um único erro, repetido 300 vezes, resultaria em auto de infração de R$ 600 mil. "Quer dizer, é difícil estimar [o valor]. A multa varia de acordo com a natureza da infração", diz a sócia do escritório, Ana Paula Lazzareschi de Mesquita.
O grande volume de erros vem aparecendo na medida em que a fiscalização ficou mais rígida, com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) , há cerca de quatro anos. Com isso, escritórios de advocacia que atuavam principalmente para recorrer dos autos de infração aplicados, passaram também a fazer um trabalho preventivo para as empresas.
A SLM Advogados, por exemplo, presta consultoria jurídica no sentido de simular a autuação de um fiscal, medindo a probabilidade e valor das possíveis multas. Na medida em que o medo das autuações cresce, com o Sped, o volume de trabalho para os advogados também aumenta. Segundo a sócia da SLM, a demanda pelos serviços tributários expandiu cerca de 50% nos últimos 12 meses, o que resultou na contratação de oito funcionários.
Ela ressalta que o trabalho dos escritórios de advocacia é complementar ao dos contadores. Em posse dos arquivos que seriam enviados ao Fisco, o escritório simula um auto de infração, como se fosse um fiscal. Após várias revisões com o contador da empresa, chega-se numa versão final.
"Nosso trabalho é ver o que o fiscal iria ver. Quer dizer, estamos antecipando o ciclo. Em vez de a empresa tomar o auto e ir atrás do advogado para recorrer, invertemos isso. Chegamos antes, para que não haja auto."

Milhões de regras
O motivo pelo qual os contadores não conseguem dar conta de preencher os arquivos eletrônicos que vão para a Receita é o número exorbitante de regras. "É humanamente impossível, para um contador, que toma conta da parte fiscal, incorporar todas as atualizações", diz a advogada.
No banco de dados da Systax, empresa de tecnologia voltada para a área fiscal, há 1,6 milhão de regras. Contudo, o diretor da empresa, Fábio Rodrigues afirma que o número total de situações fiscais é ainda maior. Combinando as regras sobre base de cálculo com as de alíquotas, seriam 8,6 milhões de possibilidades reais.
Após anos de pesquisa para consolidar o banco de dados tributário, ainda seria necessário fazer as atualizações diárias. Rodrigues diz que é preciso avaliar de 20 a 30 documentos fiscais por dia. Após filtrados, saem pelo menos dez novas regras diárias.
"Por isso dizemos para os clientes que não adianta colocar a culpa no contador. Ele precisaria ficar 20 dias por mês se atualizando. Não tem jeito", afirma Ana Paula Mesquita.

Armadilhas
Segundo Rodrigues, para acertar na declaração fiscal é preciso estar atento a uma série de ciladas tributárias. A Tabela do Imposto sobre Produtos Industrializados (Tipi), por exemplo, tem 10 mil itens. Mas nem todas as situações tributárias estariam inclusas. Segundo o diretor, seriam 60 mil situações, pelo menos.
O mesmo acontece com a classificação dos itens pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Por usar o código correto, as empresas acreditam que não terão problemas com o Fisco. Mas segundo Rodrigues, esse entendimento é equivocado.
Ele afirma que um pacote de açúcar de 1 kg, por exemplo, tem substituição tributária do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) . Quer dizer, como a indústria já paga o tributo por toda a cadeia, o varejo fica isento. Para o pacote de 5 kg, isso não ocorre - indústria e varejo recolhem ICMS separadamente. "Mas a NCM é a mesma para os dois pacotes".
Outro exemplo citado por ele é o de ketchup. Na versão picante, o condimento recolhe certos tributos. Na versão normal, outros. "Então, apenas com a NCM, a empresa vai errar."
A Lumen IT, de tecnologia da informação, é outra empresa cujo crescimento foi impulsionado pelo Sped. O programa de computador atua com o mesmo objetivo que o escritório de advocacia: identificar os erros nos arquivos de computador. "Com o software, encontramos erros de cadastro do produto, endereço de fornecedor, inscrição estadual, entre vários outros", diz o diretor comercial da empresa, Régis Lima.
Apesar de a Lumen existir há 15 anos, as demandas do Sped (operacional desde 2009) já são o carro-chefe da empresa. Segundo Lima, sistema de computador já consegue corrigir 90% dos erros. 

Por Roberto Dumke

Fonte: DCI-SP

Existem diversos instrumentos e ferramentas gerenciais de suporte a gestão empresarial foram desenvolvidas ao longo do tempo, principalmente em períodos de crise e acirramento da competitividade entre empresas, quando surgem dúvidas ao empresário.

Qual é a melhor solução para ser utilizada no dia a dia para suporte as suas decisões? Encontramos várias soluções se apresentam de forma inovadora ou como alternativa exclusivamente eficiente para todos os problemas. Grande soma de recursos são investidos em promessas de soluções apresentadas por consultores e empresas fabricantes de software.

Encontramos várias decisões privilegiam soluções prontas, baseadas em sucessos em outras empresas de outras realidades. Muita vezes acaba em segundo plano o respeito a cultura organizacional, o mapeamento das atividades, a busca pela geração de valor, a identificação e exploração do talento individual e a visão integrada de processos.

Todavia, existem diversas ferramentas e soluções simples, de baixo custo que podem aumentar a produtividade, aumentar o valor agregado, o controle de qualidade e conseqüente satisfação do cliente, e por fim a maximização do resultado econômico da empresa. A abordagem metodológica utilizada neste artigo é analítico-conceitual, portanto teórico, com objetivo exploratório.

Os gestores têm a preocupação de superar a concorrência ou simplesmente em se manter no negócio, alguns gestores tendem a adotar, sem maiores critérios, os modismos divulgados no mercado, e aqueles indicados por parceiros ou consultores de forma geral. Altos volumes de recursos financeiros são investidos, e incorrem no comprometimento de tempo de funcionários estratégicos, e os resultados são na maioria das vezes irrisórios.

Nesse aspecto vale à pena investigar essas falhas citadas acima, e as origens de oportunidades irreais, que se tornam verdadeiras portas de entrada na empresa, para ingressos de soluções equivocadas nessas empresas, isso pode ser observado com maior ênfase nas pequenas e médias, na maioria empresas familiares.

Existem diversas soluções e técnicas simples e de baixo custo, que podem e devem ser adotadas pelas empresas em geral, qualquer que seja o ramo de atividade que ela esteja inserida. Várias ferramentas podem aumentar a produtividade da empresa, com isso gerar maior valor agregado ao cliente, melhorar a qualidade dos produtos, satisfação para o cliente e gerar rentabilidade.

Um fator que contribui para o quadro descrito acima é fato de que, as empresas tradicionais são organizadas por estruturas pesadas, formatadas em modelos ultrapassados, baseados na Revolução Industrial, com à ênfase no aspecto interno, e ignora que a empresa é um conjunto de processos, voltados ao atendimento das necessidades dos clientes, segundo WOOD JR (2001).

As ferramentas gerenciais são importantes, pois geram benefícios: melhoria da qualidade e produtividade, mas vários cuidados devem ser considerados e serão abordados neste texto.

Este estudo não tem a pretensão, de citar todas as necessidades gerenciais existentes e as ferramentas gerenciais para apoio à tomada de decisão nas empresas, mas se propõe apresentar uma análise crítica de sua utilização.

Portanto, os termos ferramentas e instrumentos de gestão aqui utilizados servirão para apontar softwares de computador, técnicas gerenciais, conceitos e métodos de trabalho voltados ao apoio à decisão do administrador, controle a análise das operações. Algumas ferramentas básicas de gestão, citadas abaixo genericamente, poderão ser utilizadas pelas empresas em geral, de acordo com objetivo ou necessidade, para maior aprofundamento em cada ferramenta, sugerem-se uma análise da aderência na atividade de cada empresa.

O objetivo deste trabalho é demonstrar que, para cada necessidade existe uma ferramenta adequada, aplicáveis na maioria atividades empresariais, e pode ser uma solução simples ou complexa, dispendiosa ou não, dependendo de cada situação concreta.

A empresa é um sistema orgânico, e, portanto, como todo ser vivo, reage de forma diferente, diante de problemas e soluções semelhantes e sofrendo grande influência do ambiente interno e externo no qual está inserido. Portanto, quando sistemas prontos são “importados”, podem ser ignorados os aspectos internos da empresa, e em grande parte responsável pelos casos de insucesso na implantação dessas soluções.

Dessa forma, diversos exemplos de insucesso na implantação, como no sistema de gestão da produção, sistemas do tipo MRP II, ainda sistemas integrados conhecidos como ERP Enterprise Resource Planning.

Um sistema para ter aderência numa empresa precisa ser adaptado e customizado de acordo com a sua realidade, deve0se considerar os aspectos relativos à cultura organizacional, ambiente interno e externo em que a empresa está inserida, o envolvimento e o treinamento de pessoas, e ainda ser factível o custo x benefício desse sistema para a empresa.

A empresa é um conjunto de processos, em na visão tradicional ainda existem muitas resistências dos executivos em substituir a visão funcional por uma visão de processos.

A gestão por processos não é uma novidade, mas tem condições de melhorar a gestão da empresa, gerar economia, melhorar a eficiência e a eficácia dos processos e dos resultados econômicos do negócio. Todavia necessitará redefinir seus processos, estruturar suas operações.

WOOD JR (2001) cita que processos são os caminhos a serem percorridos pelos produtos ou serviços, mediante a utilização de recursos para atendimento às necessidades do cliente objeto de qualquer empresa.

Ainda segundo WOOD JR (2001), os processos não são sempre claros e é necessário identificar os processos essenciais, para geração do produto final da empresa, é essencial enxergar os processos e saber classificá-los para buscar melhorias.

Surgiram diversas ferramentas ao longo do tempo, algumas oriundas de conceitos antigos, com uma nova forma de apresentação, outras como solução milagrosa, conforme já mencionado. Uma questão, que fortalece esta abordagem se deve a própria forma de gestão das empresas e do comportamento dos seus gestores, com “visão local”, ou seja, buscar melhorias em cada setor, sem buscar a visão integrada de processos.

“A soma dos ótimos locais não é igual ao ótimo global”, em contraposição as regras convencionais, cuja regra é “A única maneira de chegar ao ótimo global é a garantia dos ótimos locais”, segundo regras da TOC – Teoria das Restrições de Goldratt (COGAN, 2007, p. 25).

Nesse sentido as empresas aplicam soluções com objetivo de melhorias locais ou por “modismo”. A decisão de adotar uma solução adequada à empresa deveria ser voltada ao seu processo, portanto necessitando de um estudo relativo ao mapeamento de processo, fluxo e análise de valor, com o objetivo de melhorar a eficácia da empresa, e eficiências de suas operações, para atendimento de seus objetivos.

“Metodologia do processo de tomada de decisão, consiste em três grandes etapas: o exame ou análise do problema, o desenvolvimento ou desenho de cursos de ação e a implementação da decisã.” (PADOVEZE, 2003, p. 30). Portanto os modelos a serem adotados, devem estar coerentes à decisão tomada.

Entender o mapeamento de processos da empresa é fundamental, para implantação de um novo software ou aplicação de qualquer ferramenta de apoio à decisão. O mapeamento do fluxo de valor é toda ação necessária para trazer um produto por todos os fluxos essenciais a cada produto. Mapear o fluxo de valor é uma ferramenta essencial (SHOOK, 2003, p. 3 e 4.).

Percebe-se que a solução adequada para a empresa, é aquela aderente aos seus processos, portanto nenhuma solução isolada pode atender plenamente todas as necessidades da empresa, através do planejamento de suas atividades, pode ser adequado adotar várias ferramentas e soluções de forma integrada para agirem conjuntamente, adotando uma visão holística do processo, visando à geração de valor.

Segundo (WOOD JR, 2001, p. 26), modernas ferramentas de gestão empresarial, como os sistemas informatizados integrados do tipo ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, o SAP, pressupõem que a gestão da empresa se dê por processos – e, portanto, só têm máximo resultado quando a empresa que os utiliza já está estruturada por processos – e que ela já seja administrada por eles.

A utilização e ferramentas evita armadilhas, segundo BANAS [199-?] como o hábito de utilizar ferramentas adequadas, evita uma série de armadilhas, comuns na rotina das empresas: concluir por intuição, decidir pelo caminho mais curto, dimensionar mal o problema, contentar-se com uma única solução, isolar-se com o problema, desprezar detalhes. De acordo com BANAS [199-?], foi constato que 95% dos problemas de uma empresa podem ser resolvidos com as ferramentas básicas da qualidade, sendo importante praticá-las.

Alguns exemplos Ferramentas: Mapeamento de Processos (BPM) de acordo com Guerra (2011), Orçamento Empresarial, Gerenciamento de Filas de Espera, Produção Enxuta, Indicadores de Gestão pela Qualidade segundo Marshall Júnior (2007), Relatórios de Gestão Contábil-Financeira, Sistemas de Administração da Produção – SAP (produção puxada ou empurrada, Correa et al. (2001), Gestão das Restrições (TOC), Gestão de Custos (absorção, ABC, direto / variável) segundo Martins (2006), Indicadores de Desempenho de Gestão Estratégica (BSC) segundo Lobato (2006).

Conclui-se que a utilização integrada de ferramentas gerenciais e o mapeamento dos processos podem contribuir para a melhoria do resultado empresarial. Sugere-se por fim novas pesquisas com análises quantitativas e comparativas entre empresas que utilizam ferramentas gerenciais e empresas que não utilizam ferramentas gerenciais de forma integrada, para fins de evidenciação de resultados econômicos comparativos.

Fonte: Administradores

A recente lei que ampliou a aplicabilidade do Simples — a Lei Complementar 147/2014 — estabeleceu a dispensa da apresentação das certidões negativas de débitos tributários, trabalhistas e previdenciários para a baixa das sociedades.

Para especialistas, a novidade pode ser entendida como um avanço, pois reduz o prazo para se encerrar uma empresa. De acordo com Paulo Yamaguchi, do Tess Advogados, a lei estabelece expressamente a responsabilidade solidária dos sócios e administradores pelos débitos remanescentes, caso a baixa seja feita sem as certidões negativas. A baixa da sociedade não impede posterior cobrança ou lançamento de tributos e penas contra seus sócios ou administradores.

Segundo Yamaguchi, essa desburocratização, na sua essência, não muda com relação à prática que já é adotada pelo Fisco, que inclui sócios, administradores e até procuradores das sócias estrangeiras para recuperação dos créditos.

Por outro lado, ele defende que impor a responsabilidade solidária aos sócios e administradores por débitos da sociedade, inclusive daqueles lançados ou cobrados após a baixa, pede maior debate, pois, na sua essência, as dívidas são da empresa, não da pessoa física do sócio ou administrador. Mas, na forma do novo dispositivo legal, as autoridades fiscais somente acatam o encerramento com a efetiva garantia de que haverá alguém para garantir o débito — que pode nem mesmo ter sido lançado ainda. “O assunto ainda está pendente de regulamentação e veremos, na prática, como as juntas comerciais e as autoridades fiscais tratarão do assunto”, explica.

Ronaldo Vasconcelos, sócio do escritório Lucon Advogados, afirma que a dispensa da apresentação das certidões negativas para a baixa definitiva das sociedades traz avanço às relações das microempresas e empresas de pequeno porte. De acordo com ele, além de reduzir o prazo para seu encerramento — representando nítido progresso diante da burocracia que as empresas ordinariamente encontram —, colabora com a diminuição do número de CNPJ’s inativos.

“Destaca-se, inclusive, que a referida Lei Complementar traz outras discussões acerca dos aspectos de crise das empresas, tais como a criação de nova classe de credores voltada à proteção das microempresas e empresas de pequeno porte e a inclusão dos créditos desses tipos de sociedades com privilégio especial na falência, entre outros”, complementa.

O tributarista Marcos Canassa Stábile, do Innocenti Advogados Associados, também destaca a agilidade que a medida trará. “Haverá redução temporal e burocrática, que normalmente se percebe no momento de encerramento da empresa. Portanto, a baixa acontecerá com maior agilidade”, diz.

Favorável à dispensa de certidões, José Horácio Halfeld Rezende Ribeiro, presidente do Instituto dos Advogados de São Paulo (Iasp), afirma que a medida não causa nenhum prejuízo para os credores, já que o Fisco poderá executar e inscrever os sócios na dívida ativa, evitando um desperdício de tempo e dinheiro na manutenção de empresas desativadas que somente acumulam ônus. â€œAdemais, é extremamente salutar possibilitar que o empresário tenha uma nova chance, na hipótese de um empreendimento mal sucedido, para que possa ter êxito num novo negócio, o que possibilitará pagar os antigos credores, e promover o desenvolvimento”.

Por Tadeu Rover e Livia Scocuglia

Fonte: Conjur

Identificar uma real oportunidade

Na hora de abrir o próprio negócio, a maioria dos profissionais se baseia em empresas que já existem no mercado e o seu serviço tende a se tornar uma réplica dos concorrentes. O analista do Sebrae-SC Joel Fernandes acredita que a primeira iniciativa do futuro empresário é identificar as reais oportunidades de negócios.

Segundo Fernandes, há três maneiras de identificá-las: quando algum estabelecimento tem uma fila de clientes à sua porta; quando o interessado consegue oferecer algum produto que existe no mercado por um preço muito inferior, mas com qualidade semelhante ou maior; ou quando inova radicalmente ao oferecer um produto ou serviço que não existe no mercado.

Verificar se a ideia de negócio é viável

Uma das etapas para a realização do plano de negócios é a busca de informações sobre como o mercado reage diante de empresas que existem na área de atuação pretendida. Isso faz com que o empresário perceba, na prática, se há concorrência no segmento e como está a demanda pelo serviço ou produto. O consultor Rafael Andrade, que ajudou os empresários da Master Paper nesta edição do Eu Empresário, conta que o documento é importante porque testa a viabilidade da empresa no papel antes de colocá-la em prática - e minimiza o risco do negócio fracassar. "Uma das principais características do empreendedor é estar sempre em busca de informações."

Combinar experiência técnica e de gestão 

Antes de abrir uma empresa, é recomendável saber fazer as atividades dos funcionários. O analista do Sebrae-SC Joel Fernandes conta que muitas pessoas vão à instituição com ideias de negócio em áreas que nunca tiveram contato, e o conselho é sempre o mesmo: se quer abrir pizzaria, faça um curso de pizzaiolo. Se quer abrir uma padaria, aprenda a fazer o pão. Isto porque, junto com a experiência de gestão e com o capital inicial, a chance do negócio dar certo é de 99%, acredita. Os consultores entrevistados ressaltam que o empreendedor deve pesquisar o segmento em que pretende investir, visitar empresas que deram certo (e identificar os erros das que não cresceram) e, assim como defende Fernandes, aprender a realizar todas as funções dos futuros colaboradores.

Clientes satisfeitos com o atendimento

Atender bem o cliente é um ponto a ser focado em qualquer etapa do desenvolvimento de um negócio. Na abertura de uma empresa, porém, é ainda mais importante investir em profissionais (ou cursos, quando o empreendedor trabalha sozinho) que atendam bem o cliente, pois o negócio é novo e precisa ser conhecido e estabelecido no mercado. A microempreendedora individual Luciane Lemos, ganhadora em 2012 do prêmio Sebrae Mulheres de Negócios, acredita que a aposta no atendimento foi uma das razões que a fez vencer o prêmio. "O atendimento na nossa região não é o que eu gostaria de receber enquanto cliente. Eu, como empresário, vou até o cliente e o atendo como sendo a peça mais importante da minha transação comercial."

Fonte: Diário Catarinense - consultores do Sebrae-SC.